Fungsi, Proses dan Sistematika Perencanaan
Hierarki Perencanaan
Perencanaan Strategis Proyek
Aspek perencanaan
ü
Penentuan tujuan yang akan dicapai
ü
Untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif
yang dipilih dapat memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh
ü
Atas dasar alternatif yang dipilih dengan
langkah-langkah atau usaha yang ditempuh untuk mencapai tujuan
Manfaat perencanaan
ü
Pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan
efektif dan efisien dengan adanya perencanaan
ü
Dapat tercapai dan dapat dilakukan koreksi
atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin sehingga dapat
mengatakan bahwa tujuan tersebut telah berhasil.
ü
Hambatan-hambatan yang timbul dengan
mengatasi hambatan dan ancaman dapat diidentifikasi
ü
Adanya kegiatan pertumbuhan dan perubahan
yang tidak terarah dan terkontrol yang dapat dihindari
Fungsi perencanaan
ü
Dalam suatu proses pengambilan keputusan
sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaan sumber daya dan
pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan
pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana
yang di buat merupakan sebuah fungsi dasar dari perencanaan.
Klarifikasi perencanaan
ü
Bidang Fungsional
ü
Tingkat Organisasi
ü
Karakteristik Perencanaan
ü
Waktu
ü
Unsur-unsur Rencana.
Herarki perencanaan
ü
Rencana Strategis (Strategic Plan)
ü
Rencana Operasional (Operational Plan)
Langkah proses penyusunan setrategi
ü
Penentuan misi dan tujuan.
ü
Pengembangan profil perusahaan.
ü
Analisa lingkungan external (luar perusahaan).
ü
Analisa lingkungan internal yang meliputi
kekuatan serta kelemahan dalam proyek.
ü
Mengidentifiksi kesempatan maupun ancaman
strategik.
ü
Pembuatan keputusan strategik
ü
Pengembangan strategi perusahaan.
ü
Implementasi strategi.
ü
Peninjauan kembali dan evaluasi
Hambatan-hambatan perencanaan
ü
Kurangnya pengetahuan tentang proyek.
ü
Kurang memahami lingkungan (internal dan
external).
ü
Ketidak mampuan melakukan prediksi secara
efektif.
ü
Terkendala biaya.
ü
Takut gagal atau kurang percaya diri.
ü
Belum ada hal-hal untuk menyingkirkan
tujuan-tujuan alternatif (jalan pintas).
Kriteria penilaian efektifitas rencana
ü
Kegunaan.
ü
Ketepatan.
ü
Ruang Lingkup.
ü
Efektifitas Penggunaan Biaya.
ü
Akuntabilitas.
ü
Ketepatan Waktu
PERENCANAAN OPERASIONAL
Tahap kegunaan
ü
Perencanaan operasional dapat dibedakan
menjadi 2 yakni :
ü
Perencanaan dasar
ü
Sebagai rogram pelaksanaan untuk mencapai
sasaran (action plan).
ü
Perencanaan untuk pengendalian
ü
Perencanaan ini digunakan manajemen
sebagai alat pengendaian
Unsur-unsur perencanaan operasional
ü
Perencanaan lingkup proyek dan penyusunan
SRK
ü
Rancangan organisasi yang akan menangani
proyek
ü
Rencana jadwal kegiatan
ü
Perkiraan biaya atau anggaran
ü
Proyeksi keperluan, material, dan
peralatan dan tenaga kerja (man-power loading)
Perencanaan lingkungan proyek
ü
Unit pemurnian umpan (bahan mentah)
ü
Unit proses pengolahan utama
ü
Unit pemurnian produk
ü
Unit utiliti dan penunjang
ü
Fasilitas dermaga dan tangki
ü
Bangunan sipil, tempat perkantoran, ruang
kontrol, perumahan dan lainnya.
Teknik perencanaan
ü
Teknik
Perencanaan Dasar Proyek
ü
Teknik
Pengendalian
Metode perencanaan
ü Sistem komunikasi dalam perencanaan
ü Top down dan bottom up
Baca juga disini Project Schedule
PERENCANAAN STRATEGI DAN OPERASIONAL PROYEK
Fungsi pengendalian
ü Meningkatkan akuntabilitas
ü Merangsang kepatuhan dan kebijakan , rencana
prosedur , peraturan, dan ketentuan yang berlaku
ü Melindungi organisasi
ü Pencapaian kegiatan yang ekonomis
Proses pengendalian
ü Membangun tujuan-tujuan dan standar-standar.
ü Mengukur performa aktual.
ü Membandingkan hasil dengan tujuan dan standar.
ü Penyebab kesenjangan performa aktual dengan rencana
awal (jika ada) perlu adanya analisa
ü Perbaikan performa atau perubahan rencana dengan cara
mengambil tindakan yang perlu
Proses pengendalian
ü Detector
ü Assessor
ü Jaringan komunikasi
Unsur dan obyek pengendalian
ü Pengendalian biaya proyek
ü Pengendalian mutu bahan
ü Pengendalian waktu pelaksanaan
Jenis pengendalian manajemen
ü Pengendalian pencegahan
ü Pengendalian deteksi
ü Pengendalian koreksi
ü Pengendalian pengarahan
ü Pengendalian kompensatif
